Allgemeines
Mit der Veranstaltung einer Romantischen Waldweihnacht in Johanniskreuz soll das nachhaltige Wirtschaften im Sinne der Aufgabe im Biosphärenreservat Pfälzerwald gefördert werden. Die Organisatoren legen deshalb Wert darauf, dass überwiegend regional typische, handgefertigte und umweltfreundlich erzeugte Waren auf qualitativ hohem Niveau angeboten werden. Dabei werden die besondere Atmosphäre und der Charakter eines Weihnachtsmarktes beachtet und gefördert. Die Romantische Waldweihnacht findet in diesem Jahr am 13. und 14. Dezember 2025 (3. Advent) statt. Eine Teilnahme an beiden Markttagen ist für alle Teilnehmenden verpflichtend.

Veranstalter
Die Romantische Waldweihnacht wird von Landesforsten Rheinland-Pfalz vertreten durch das Haus der Nachhaltigkeit und dem Forstamt Johanniskreuz am Standort Johanniskreuz veranstaltet.

Auswahl der Marktteilnehmenden
Die zur Verfügung stehenden Stände werden ausgeschrieben. Um die Attraktivität für die Besucher*innen dauerhaft zu erhalten, wird die Zusammenstellung der Stände in Teilen jährlich gewechselt. Die Organisatoren behalten sich die Auswahl der Marktteilnehmenden vor. Die Kriterien für eine Auswahl sind:
    Art der angebotenen Ware (siehe unter Punkt „Allgemeines“)
    das insgesamt ausgewogene Verhältnis der Angebote auf dem Markt
    Attraktivität des Angebots
    das ansprechende Erscheinungsbild des Standes (hochwertige Materialien)
    Energiebilanz des Standes
    der zur Verfügung stehende Platz
Eine mögliche Absage ist den genannten Kriterien geschuldet. 

Vergabe und Benutzung der Standplätze
Die Standplätze werden vom Veranstalter vergeben. Ein Anspruch auf einen bestimmten Platz kann nicht geltend gemacht werden. 
Teilnehmende dürfen die Waren nur von dem zugewiesenen Stand aus anbieten.
Ein Parkplatz für die Teilnehmenden ist in der Nähe vorhanden.
Nach dem offiziellen Ende des Marktes ist der Standplatz besenrein zu säubern, Schmuckreisig oder Tannengrün der Deko sind an einen zentralen Sammelplatz zu bringen.
Die Teilnehmenden haben dafür zu sorgen, dass das direkte Umfeld des eigenen Standes während des Marktes eisfrei, bzw. sicher begehbar ist (z.B. durch Abstreuen mit Sägemehl, Hackschnitzeln, Sand, etc. – kein Salz verwenden!).

Innenräume                                                                                                                                                                                                 Im Haus der Nachhaltigkeit sind Ausstellungsplätze nur in begrenzter Zahl vorhanden. Die Normgrö-ße ist für 2 Tischgrößen mit den Maßen 1,60 x 0,80 m (als Eckvariante – siehe Anmeldebogen) plus Standraum und Stuhl festgelegt. Die maximale Standlänge beträgt an der Front 2,40 m. 
Wird die gerade Variante gewählt bei der zwei Tische in Länge aneinander stehen, bedeutet dies eine Frontlänge von 3,20 m. Ein solcher Stand ist mit einem Preisaufschlag versehen.
Von diesem Standardmaß abweichende Stände sind mit dem Veranstalter zu besprechen. Bitte vermerken Sie die benötigte Anzahl an Tischen oder davon abweichende Maße auf dem Anmel-debogen. Es werden nicht für alle Ausstellende Tische in ausreichender Zahl vorhanden sein, deshalb bitte auch auf eigene Klapptische, Regale oder sonstiges ausweichen. 
Es besteht kein Anspruch auf einen Stand in abweichender Größe. 
 

Marktstände
Der Marktstand muss in das Bild eines „romantischen“ Weihnachtsmarktes passen. Die Ausstellenden müssen sich selbst um einen entsprechenden Verkaufsstand kümmern. Beim Haus der Nachhaltigkeit stehen in geringen Mengen Holzhütten zur Verfügung, die zum Betrag von 100 € bzw. 150 € für beide Tage ausgeliehen werden können. Die Hütten werden nach Eingang der Reservierung von der Organisation zugewiesen und sowohl auf- als auch wieder abgebaut. Jede*r Hüttenmieter*in ist für seine/ihre Hütte verantwortlich und ist aufgefordert sich im Vorfeld die Hütte anzuschauen. Sollten kleinere Reparaturen nötig sein, so ist das Sache der Standbetreibenden.  
Sobald die Hütte von der Organisation an die Teilnehmenden übergeben ist, kann mit dem Einräumen oder Aufbau begonnen werden. Für die Sicherung der Waren sind die Teilnehmenden verantwortlich. Ein eigenes Vorhängeschloss muss mitgebracht werden. Eine Haftung wird nicht übernommen.
Die Dekoration ist weihnachtlich zu gestalten, auch hier ist auf die Ökologie zu achten – auf aufwändige Plastikschleifen, Kunststofffiguren etc. ist zu verzichten, nur Naturmaterialien sind zu verwenden. Diskrete, gemütliche, besinnliche Atmosphäre ist zu schaffen.
Die Teilnehmenden sind aufgerufen das Umfeld des Standes für die Besuchenden/Kinder attraktiv zu gestalten. Möglichkeiten zum Abstellen von Bechern (Stehtische, Fässer) oder etwas, das zum „romantischen Ambiente“ des Marktes beiträgt, sind ausdrücklich erwünscht. Feuer, Feuerkörbe, Laternen sind erwünscht, liegen aber in Bezug auf die damit verbundene Verkehrssicherungspflicht in der Verantwortlichkeit der jeweiligen Ausstellenden. Die Ausstellenden sind ausdrücklich aufgefordert, sich hierüber Gedanken zu machen und mögliche Maßnahmen mit dem Veranstalter abzusprechen. Der Veranstalter muss im Vorfeld darüber in Kenntnis gesetzt werden, da Sicherheitsaspekte, gerade im Umgang mit Feuer, an oberster Stelle stehen. Sollten offene Feuerstellen aufgebaut werden, so ist der Veranstalter durch das Unterzeichnen einer entsprechenden Erklärung von der diesbezüglichen Haftung freizustellen. In diesem Fall ist das Vorhalten eines entsprechenden Feuerlöschers am Stand Pflicht. (s. Merkblatt …. !!!)

Anbieten von Waren
Nur die auf dem Anmeldebogen aufgeführten Waren sind auf dem Markt zugelassen. 
Die Teilnehmenden sind für den eigenen Stand und für die Produkte bzw. Angebote voll verantwortlich.
Beim Anbieten von Waren muss dem besonderen Charakter des vorweihnachtlichen Marktes Rechnung getragen werden. Jede*r ist für den weihnachtlichen Schmuck und die Beleuchtung seines/ihres Standes selbst verantwortlich! Für die Beleuchtung sind LEDs erwünscht.
Preisschilder dürfen eine Größe im Format DIN A 4 nicht überschreiten.
Beim Anbieten von Speisen und Getränken gilt das Gebot die benötigten Waren von Direktvermarktern, in diesem Fall möglichst von den Partnerbetrieben des Biosphärenreservates, einzukaufen. Ausnahmen können bei Waren zugelassen werden, die nicht im Sortiment der Partnerbetriebe vorhanden sind. In diesem Fall sind Produkte mit Bio- oder Ökosiegel und/oder von regionaler Herkunft zu verwenden. Sollten Waren in entsprechender Qualität im benötigten Umfang nicht zu beziehen sein, ist eine Verwendung konventioneller, nicht regionaler Waren in Ausnahmefällen möglich. Die Liste der Partnerbetriebe finden Sie auf der Website des Biosphärenreservats Pfälzerwald unter: www.pfaelzerwald.de  Partner Biosphärenreservat. 
Es besteht die verbindliche Pflicht, dass für alle Heißgetränke die speziell hergestellten Tonbecher zu verwenden sind. Sie können entweder gekauft oder beim Veranstalter ausgeliehen werden. Ausnahmen können nur nach Rücksprache mit der Organisation gestattet werden. Näheres dazu ist in dem Beiblatt „Waldweihnachtsbecher“ geregelt. Sie verpflichten sich mit Ihrer Unterschrift auf dem Anmeldebogen, bei der Waldweihnacht in Johanniskreuz ausschließlich diese Becher einzusetzen.
Alle Standbetreiber müssen ihre Konzession selbstständig vor der Veranstaltung bei der Verbandsgemeinde Landstuhl beantragen. (https://www.landstuhl.de/de/rathaus-verwaltung/was-erledige-ich-wo/eigene-formulare/gestattungsantrag/)

Kennzeichnung des Marktstandes, Werbung
Die Marktstände sind mit einem Schild zu versehen, das den Namen und die vollständige Postanschrift des Anbieters/ der Anbieterin trägt.
Die Auslage von Werbematerialien für den eigenen Betrieb, das jeweilige Angebot und evtl. für den Dachverband, dem der Betrieb zugehört, ist gestattet.
Werden alkoholische Getränke ausgeschenkt, hat der/die Standbetreibende einen Auszug des Jugendschutzgesetzes für die Besuchenden gut sichtbar am Stand anzubringen.

Standgebühr (für 2 volle Tage)
Jeder Teilnehmende entrichtet eine Standgebühr, die nach Art der angebotenen Ware gestaffelt ist. Es gelten die folgenden Beitragssätze für zwei Tage, bezogen auf eine Standardstandplatzgröße von bis zu 3 x 4 m im Außenbereich und im HdN-Innenraum die oben genannten 2 Tischgrößen.

Kategorie 1
Anbietende von Handwerkskunst, Freigelände                                                 70,- €

Kategorie 2
Anbietende von Handwerkskunst, Innenräume - Eckvariante                        110,- €
Anbietende von Handwerkskunst, Innenräume – gerade Variante                130,- €

Kategorie 3
Anbietende von verpackten Lebensmitteln
(Honig, Brot, Fleisch– und Wurstwaren, Käse, Schokolade, etc.)                     170,- €         

                           
Kategorie 4
Anbietende von Imbisswaren zum direkten Verzehr
(Crêpes, heiße Wurst, Baguettes, Forellen, Ziegenkäse; Kakao, 
Kaltgetränke mit und ohne Alkohol etc.)                                                             220,- €          

         
Kategorie 5
alkoholische Heißgetränke                                                                                     550,- €

Nutzung von Starkstrom                                                                                          50,- €

Für jeden weiteren m² (>12 m²) werden zusätzlich 10,- € (5€) für Stände der Kategorie 1 berechnet. Bei Ständen der Kategorie 3, 4 und 5 werden zusätzlich 15,- € (10€) fällig. Hat der Teilnehmende Produkte aus mehreren Kategorien im Angebot, so wird einheitlich die Gebühr der höchsten betroffenen Kategorie in Ansatz gebracht.
Im Innenbereich fällt für jeden weiteren lfm an der Frontseite (>3,20m) eine zusätzliche Gebühr von 25,- € (20,-€) pro angefangenem lfm an.
Die Preise verstehen sich zzgl. MwSt.!
Mit dieser Pauschale sind die Kosten für Wasser, allgemeine Abfallentsorgung, Strom, Stromanschlussgebühren und die Basisausstattung mit Papiertüten abgedeckt. Zudem beinhaltet die Gebühr einen Finanzierungsanteil an den Ausgaben für Werbemaßnahmen, den Einsatz eines Sanitätsdienstes, den Buspendelverkehr, die Verkehrslenkungsmaßnahmen und das Rahmenprogramm.
Die Marktteilnehmenden erhalten im Vorfeld des Marktes eine Rechnung. Der Betrag muss an dem dort angegebenen Zahlungstermin auf dem Konto des Veranstalters eingegangen sein. Sollte dies nicht der Fall sein, hat dies den Ausschluss vom Markt zur Folge. 

Stornokosten
Treten Ausstellende vom Markt zurück, verliert der Veranstalter den Anspruch auf das Teilnahmeentgelt. Stattdessen kann der Veranstalter, soweit er den Rücktritt nicht zu vertreten hat oder ein Fall der höheren Gewalt vorliegt, eine angemessene Entschädigung für die bereits getroffenen Vorbereitungen und Aufwendungen verlangen. Die Entschädigung wird nach dem Zeitpunkt des Zugangs der Rücktrittserklärung des Anmeldenden wie folgt berechnet:
Absage bis 
          28 Kalendertage vor dem Termin:                      keine Kosten
          14 Kalendertage vor dem Termin:                                  50% 
          weniger als 14 Kalendertage vor dem Termin:             80%
Hinweis: Bei vorzeitigem Verlassen des Marktes oder der Teilnahme an nur einem der beiden Markttage, wird der Standbetreibende in den Folgejahren vom Markt ausgeschlossen.

Abfallvermeidung
Bei der Ausgabe von Speisen und Getränken muss Mehrweggeschirr eingesetzt werden. Zum Reinigen des Geschirrs werden vom Veranstalter Spülmaschinen mit personeller Betreuung eingesetzt, eine Mithilfe ist trotzdem unbedingt erforderlich.
Es kann nur in Ausnahmefällen Einweggeschirr (speziell für fettiges Essen) und nur in Absprache mit der Organisation verwendet werden. Dieses muss aus verrottbaren Materialien wie z.B. Holz oder Pappe bestehen. Kunststoff oder Aluminium sind ausdrücklich untersagt! Marktteilnehmende, die Müll produzieren, haben geeignete Abfallbehälter vorzuhalten und diese eigenverantwortlich entsorgen. 
Der vom Organisator aufgestellte Müllcontainer ist ausschließlich für Marktabfälle - Reisig, Sperrmüll und Plastikkanister (Glühwein) müssen eigenverantwortlich entsorgt werden.  
Es sind Papiertüten zu verwenden. Die Verwendung von Plastiktüten wird ausdrücklich untersagt! Die Organisatoren stellen jedem Stand eine Basisausstattung an stabilen Papiertüten zur Verfügung. Größere Mengen oder Tütengrößen, die nicht vom Veranstalter zur Verfügung gestellt werden, müssen in eigener Zuständigkeit beschafft werden (z.B. kleine Tüten für Schmuck.). Die Papiertüten haben sich auch bei feuchter/nasser Witterung bewährt, viele Besucher*innen haben zudem eigene Taschen, Rucksäcke etc. dabei. Es gilt generell der Grundsatz: Abfall ist zu vermeiden!

Stromversorgung
Es werden zentral gelegene Festplatzstromschränke und Stromverteiler zur Verfügung gestellt, die nach dem gemeldeten Bedarf der Markteilnehmenden zusammengestellt sind. Die Versorgung der Stände mit Strom von diesen Verteilerstellen zum Stand ist Sache jedes/r einzelnen Ausstellers/in. Eine eigenständige Umverteilung an diesen Verteilern ist ausdrücklich untersagt und nur geschultem Personal seitens des Veranstalters vorbehalten. Um die Kapazitätsgrenze nicht zu überschreiten und so einem Zusammenbruch der Stromversorgung vorzubeugen, ist es ausdrücklich untersagt, zu Heizzwecken des Standes stromversorgte Geräte zu benutzen. Weiterhin wird vorausgesetzt, dass technisch einwandfreies Material von Seiten der Markteilnehmenden eingesetzt wird. Alle sind aufgerufen, Alternativen zur Stromabnahme, bspw. Gasbräter, Holzfeuer o.ä. zu suchen – dies erleichtert die Planung und kann ausschlaggebend für die Auswahl der Anbietenden sein.
Alle haben mit dafür Sorge zu tragen, dass die Stromverteiler trocken bleiben, entsprechende Vorrichtungen werden vom Veranstalter gestellt. Ein zusätzliches wasserdichtes Abdecken oder Einpacken der Steckverbindungen oder Kabeltrommeln ist bei entsprechender Witterung unbedingt notwendig. Auf das komplette Abrollen von Kabeltrommeln wird hier explizit hingewiesen!

Wasserversorgung
Von ausgewiesenen Hydranten kann Frischwasser gezapft werden. Als Schlauchanschluss ist ein GK-Anschluss ¾ Zoll notwendig. Die Verteilung an die Stände ist Sache der Teilnehmenden. Hierzu sind die Hygienevorschriften der Kreisverwaltung Kaiserslautern einzuhalten und nur zugelassenes Material zu verwenden. 
Die Teilnehmenden sind für den Schutz der Zuleitungen vor Einfrieren selbst verantwortlich!
Da nur begrenzt Wasseranschlüsse auf dem Gelände vorhanden sind, sind die Marktteilnehmenden aufgefordert Alternativen umzusetzen. Dies erleichtert die Planung und kann ausschlaggebend für die Auswahl sein. 
Der Veranstalter stellt exklusiv für die Standbetreibenden eine Toilette („Schumbi“) im Hof des Forstamtes zur Verfügung. 

Einhaltung der Rechtsvorschriften
Die Teilnehmenden erklären mit der Unterzeichnung der verbindlichen Bewerbung für den Markt, dass sie die für diese Art der Veranstaltung und die Art des Gewerbes bzw. des angebotenen Produktes geltenden Rechtsvorschriften kennen und einhalten werden. 
Im Vorfeld der Waldweihnacht wird es ein Treffen zur Vorbesprechung der Veranstaltung im Haus der Nachhaltigkeit geben. Ein unentschuldigtes Fernbleiben kann zum Ausschluss vom Markt führen.
Entsprechende Merkblätter sind bei der Kreisverwaltung Kaiserslautern einzusehen. 

Marktöffnungszeiten
Die „Romantische Waldweihnacht“ ist für Besuchende geöffnet am:
Samstag, 13.12. von 14:00 bis 20:00 Uhr 
Sonntag, 14.12. von 10:00 bis 18:00 Uhr
Mit dem Aufbau der Stände im Außenbereich kann nach Absprache mit dem Veranstalter frühzeitig im Vorfeld der Veranstaltung begonnen werden, muss jedoch bis Freitag 12.12. bis 16:00 Uhr abgeschlossen sein. 
Der Aufbau der Stände im Innenraum kann ebenso in der Woche vor der Waldweihnacht erfolgen und ist bis spätestens Freitag, 12.12. bis 16:00 Uhr fertig zu stellen.
Der Samstagvormittag der Veranstaltung dient der Bestückung der Stände und der letzten Vorbereitungen. Die Anlieferung mit Ware kann am Samstag bis 12:00 Uhr erfolgen.
Am Sonntag der Veranstaltung können die Stände bis 9:00 Uhr beliefert werden. 
Diese Zeiten sind zwingend einzuhalten. Rechtzeitiges Kommen verhindert unnötige Wartezeiten und zusätzliches Rangieren. Fahrzeuge sind auf dem Marktgelände nicht erlaubt: Samstag ab 12:00 Uhr; Sonntag ab 9:00 Uhr!
Mit dem Abbau der Stände darf frühestens nach dem Ende der Öffnungszeiten begonnen werden.
Die Teilnehmenden sind zur Teilnahme an beiden Markttagen sowie zur Einhaltung der Marktöffnungszeit verpflichtet!

Verzehrbons
Der Veranstalter verteilt an die Helfenden Verzehrbons, die an allen Verpflegungsständen einlösbar sein müssen. Die jeweiligen Standbetreiber*innen schreiben nach der Veranstaltung eine Rechnung an folgende Adresse:
Landesforsten Rheinland-Pfalz
Forstamt Johanniskreuz
Haus der Nachhaltigkeit
Johanniskreuz 1a
67705 Trippstadt

Die Bons müssen zum Nachweis beigelegt werden. Eine Rechnungsstellung muss zwingend, aufgrund der Jahresendabrechnung, bis zum 31.01.2026 erfolgen! Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass nach diesem Stichtag eingehende Rechnungen nicht mehr berücksichtigt werden können!

Absage der Veranstaltung
Der Veranstalter hat das Recht, die Waldweihnacht beim Vorliegen schwerwiegender Gründe oder aufgrund höherer Gewalt, z.B. Unwetterwarnung des Deutschen Wetterdienstes, Maßnahmen aufgrund des Infektionsschutzgesetzes o.ä. kurzfristig abzusagen oder die Öffnungszeiten zu verändern. 
Regressansprüche gegen den Veranstalter können daraus nicht abgeleitet werden. Eine Erstattung der bis dahin erfolgten Ausgaben wird ausgeschlossen.
Der Veranstalter erstattet im Fall einer kompletten Absage 100 % der bereits erhobenen Standgebühr zurück. Werden die Öffnungszeiten des Marktes verändert, kann keine Rückerstattung erfolgen.

Ausschluss von der Veranstaltung
Der Veranstalter behält sich vor, Teilnehmende von der Teilnahme auszuschließen, wenn die Teilnahmerichtlinien nicht eingehalten werden.

Datenschutz
Landesforsten verarbeitet im Zusammenhang mit „Veranstaltungen von Landesforsten - Umweltbildung, Fortbildung, Öffentlichkeitsarbeit etc.“ personenbezogene Daten. Weitere Informationen gem. Artikel 13 und 14 der DS-GVO dazu finden Sie im Internetauftritt von Landesforsten in der Datenschutzerklärung datenschutzerklaerung.wald-rlp.de unter dem Zweck „Veranstaltungen von Landesforsten - Umweltbildung, Fortbildung, Öffentlichkeitsarbeit etc.“. Auf Wunsch übersenden wir diese Information auch in Papierform.

Vertragsschluss und Verpflichtungserklärung
Mit seiner Anmeldung verpflichtet sich der/die Bewerber/in die Teilnahmebedingungen, in der für das Veranstaltungsjahr jeweils geltenden Fassung, anzuerkennen.
Ein Vertrag kommt erst dann zustande, wenn der/die Bewerber/in eine schriftliche Zusage vom Haus der Nachhaltigkeit erhält. Die jeweils aktuellen Teilnahmebedingungen sind Bestandteil des Vertrags.

Kontakt
Landesforsten Rheinland-Pfalz 
Haus der Nachhaltigkeit
Johanniskreuz 1a
67705 Trippstadt
Tel.: 06306-9210-130 
Mail: hdn@wald-rlp.de Internet: www.hdn.wald.rlp.de